Как экспортировать данные из Microsoft Access в электронную таблицу MS Excel

Можно ли экспортировать данные из Access в Excel? Конечно да! Но возникает вопрос, как это делать и когда это делать. Следовательно, в настоящем блоге подробно рассказывается об экспорте элементов данных из MS Access в таблицу Excel. В этом блоге была сделана попытка дать точный ответ на такие вопросы, как, как, почему и когда экспортировать элементы данных из базы данных MS Access в электронную таблицу MS Office Excel.

Перенос данных из базы данных Access в электронную таблицу Excel

Чтобы перенести данные из Access в Excel, пользователи могут выполнить любой из следующих процессов, как указано ниже:

1. Скопируйте элементы данных из базы данных MS Office Access и вставьте их в лист Excel.
2. Подключитесь к базе данных Microsoft Office Access из электронной таблицы MS Excel.
3. Экспорт содержимого данных Access в рабочий лист MS Excel.
   

Приведенные выше три метода действительно полезны для переноса содержимого из Access в лист Excel, будь то XLS или XLSX. Однако первый вариант копирование и оклейка элементы данных признаны лучшей процедурой, когда обмен данными временный природа. Второй выход полезен только тогда, когда связь необходимо сделать для доступа к данным Access в Excel. Третий предлагаемый процесс – экспорт Доступ к элементам данных в электронной таблице Excel. Безусловно, это лучшая практика, когда обмен данными периодическое издание в природе.

Общие сценарии экспорта содержимого в Excel из файла Access MDB

Ниже описаны несколько распространенных случаев, когда требуется экспорт данных из Access, например, из файла MDB в файл Excel XLS или XLSX. Преобразование в файл XLSX Excel является альтернативой, когда запрос заключается в том, как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или 2003.

• Если менеджер пользователя хочет просматривать все отчеты в файле Excel, а не в базе данных Access. Хотя пользователь делает это путем копирования данных в файл Excel, теперь он / она хочет сэкономить время, полностью экспортируя его в автоматическом режиме. Это потому, что автоматический экспорт экономит время.

• Предположим, что в офисе пользователя для работы используются как Access, так и Excel. Они хранят данные в базе данных Access, а используют Excel для проверки элементов данных и распространения результатов проведенного анализа. Хотя пользователь и его команда знают, как экспортировать данные в файл Excel, но хотят сделать эту процедуру более эффективной и действенной.

Примечание – Причин для вывоза может быть еще несколько.

Экспорт элементов данных Access в таблицу Excel

Теперь, когда ответ на вопрос: «Можете ли вы экспортировать данные из Access в Excel» – «Да»; это порождает еще один вопрос: «Как преобразовать базу данных Access в электронную таблицу Excel?» Этот запрос часто встречается у многих людей, изучающих Access. Этот вопрос на самом деле означает, как экспорт данные в электронную таблицу Excel из базы данных MS Access, то есть как экспортировать содержимое из файла MDB в формат XLS или XLSX. Причина в том, что база данных Access сохраняется в формате файла .mdb, тогда как файл Excel хранится в виде файлов типа .xls или .xlsx, в зависимости от используемой версии MS Office. XLS – это формат по умолчанию для файлов Excel, созданных в Excel 2002 или более ранних версиях. В то время как в версиях Excel 2003, 2007 и выше создаются файлы Excel в формате .xlsx.

Разрешение – В MS Access есть встроенная утилита под названием Мастер экспорта с помощью которых пользователи могут экспортировать объекты базы данных Access, такие как запросы, таблицы, формы и / или выбранные записи в представлении, в электронную таблицу MS Excel. При экспорте элементов данных сначала Access формирует копию объекта базы данных или выбранных данных. А затем сохраняет созданную копию в файле Excel.

Ознакомление с основами перед экспортом в Excel с помощью «Мастера экспорта»

• Следует отметить следующие моменты:
• Можно даже запланировать автоматический запуск процесса экспорта через определенные промежутки времени в указанное время.
• Детали операции экспорта можно сохранить в системе для дальнейшего использования.

Примечание – Два вышеуказанных пункта можно отнести к категории список преимуществ что предлагает мастер.

• Поля, поддерживающие несколько значений, экспортируются в виде списка значений и разделяются точкой с запятой.
• При использовании этого метода графические элементы не экспортируются. Например, содержимое полей объекта OLE, логотипов и вложений, которые являются частью исходных данных.
• Графические элементы необходимо добавить в электронную таблицу вручную. Добавление графических элементов необходимо производить после завершения операции экспорта.
• «Нулевые значения» в выходной электронной таблице заменяются данными, которые должны быть в следующем столбце. Однако это случается в определенное время и не всегда.
• Данные, относящиеся к дням до 1 января 1900 года, не могут быть экспортированы. В таких случаях соответствующие ячейки сохраняют нулевые значения в итоговом файле Excel.
• В выходной файл Excel экспортируются только результаты расчетов. Формулы, используемые для вычисления значений, не экспортируются.
• Пользователям необходимо добавить выражения после завершения операции экспорта вручную.
• Значение # можно увидеть в столбце, который соответствует полю Да / Нет в форме. Обычно это происходит, когда экспорт начинается в Просмотр формы или из Панель навигации. Чтобы решить эту проблему, перед выполнением процесса экспорта необходимо открыть форму в режиме таблицы.
• Макросы или модули нельзя экспортировать. При экспорте отчета, формы или таблицы, содержащей подотчеты, подформы или подтаблицы, экспортируется только основной отчет, форма или таблица.
• Экспорт необходимо повторить для каждого экспортируемого подотчета, подформы и подтаблицы.
• За одну операцию экспорта можно экспортировать только один объект базы данных. Однако все данные нескольких электронных таблиц можно объединить в один файл Excel после завершения экспорта целых отдельных объектов.

Примечание – Очки в категорию, список недостатков что предлагает встроенный мастер экспорта.

Для экспорта объекта базы данных

1. В исходной базе данных; если должна быть экспортирована только часть запроса, форм или таблицы, то объект должен быть открыт и, следовательно, должны быть выбраны желаемые записи.
2. Далее на вкладке Внешние данные расположен в ‘Экспорт группа ‘, опция Excel необходимо нажать.

3. Параметры, представленные в диалоговом окне «Экспорт таблицы Excel», должны быть заполнены, а затем Ok необходимо щелкнуть для завершения процесса экспорта.

• Необходимо ввести имя книги Excel.
• В поле формата файла необходимо выбрать соответствующий формат файла.
• Если требуется экспортировать либо таблицу, либо запрос, и вместе с этим желательно, чтобы отформатированные данные были экспортированы, тогда следует выбрать вариант «экспортировать данные с форматированием и разметкой».
• Чтобы просмотреть книгу Excel после завершения процедуры экспорта, необходимо установить флажок «Открыть конечный файл после завершения операции экспорта».
• Если исходный объект открыт и пользователь выбрал одну или несколько записей в представлении до начала процесса экспорта, пользователи могут выбрать «Экспортировать только выбранные записи». Тем не менее, чтобы экспортировать все записи, отображаемые в представлении, необходимо не устанавливать соответствующий флажок.

Примечание– Флажок «Экспортировать только выбранные записи» остается недоступным, если записи не выбраны.

4. Затем Access открывает диалоговое окно, в котором пользователи могут создать спецификацию, использующую некоторые сведения о процедуре экспорта. Необходимо выбрать опцию «Да», чтобы сохранить подробный отчет о процессе экспорта для использования в будущем.

Примечание– Преимущество сохранения подробных сведений заключается в том, что это помогает пользователям повторять тот же процесс когда-нибудь в будущем, без необходимости следовать мастеру каждый раз, когда необходимо выполнить экспорт.

• В поле «Сохранить как» необходимо указать имя процесса экспорта, как показано на изображении ниже. Затем при желании в поле «Описание» можно добавить описание. Также существует альтернатива для создания задачи Outlook. Эта опция предназначена для напоминания пользователям о необходимости выполнения будущих экспортных операций.
• Чтобы запустить сохраненный импорт, пользователи должны щелкнуть Сохраненный экспорт кнопку, расположенную на вкладке «Внешние данные». Это показано на рисунке ниже.
• Наконец, в Управление задачами с данными необходимо выбрать подходящее действие экспорта, а затем вкладку Пробег следует щелкнуть, как показано на рисунке ниже.

Один инструмент для борьбы с промахами «Мастера экспорта»

Если вопрос: как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или любые более ранние версии, то утилита, которая может лучше всего ответить на вопрос, – Доступ к программному обеспечению Excel Converter. Это потому, что он имеет возможность экспортировать файл MDB как в XLS, так и в XLSX без потери данных. У него есть возможность справиться со всеми промахами ручного экспорта, описанными выше, то есть с помощью мастера экспорта. Кроме того, он обладает следующими характеристиками:

• Преобразует таблицы Access без потери данных.
• Может восстановить даже поврежденную базу данных Access.
• Можно экспортировать Excel по базе данных, а также по таблице.
• Не накладывает никаких ограничений на размер файла.

Однако требуется, чтобы установка MS Access была обязательной на ПК, на котором запущена внешняя утилита.