Как экспортировать данные из Microsoft Access в электронную таблицу MS Excel

Можно ли экспортировать данные из Access в Excel? Конечно да! Но возникает вопрос, как это делать и когда это делать. Следовательно, в настоящем блоге подробно рассказывается об экспорте элементов данных из MS Access в таблицу Excel. В этом блоге была сделана попытка дать точный ответ на такие вопросы, как, как, почему и когда экспортировать элементы данных из базы данных MS Access в электронную таблицу MS Office Excel.

Перенос данных из базы данных Access в электронную таблицу Excel

Чтобы перенести данные из Access в Excel, пользователи могут выполнить любой из следующих процессов, как указано ниже:

Скопируйте элементы данных из базы данных MS Office Access и вставьте их в лист Excel.
Подключитесь к базе данных Microsoft Office Access из электронной таблицы MS Excel.
Экспорт содержимого данных Access в рабочий лист MS Excel.

Приведенные выше три метода действительно полезны для переноса содержимого из Access в лист Excel, будь то XLS или XLSX. Однако первый вариант копирование и оклейка элементы данных признаны лучшей процедурой, когда обмен данными временный природа. Второй выход полезен только тогда, когда связь необходимо сделать для доступа к данным Access в Excel. Третий предлагаемый процесс – экспорт Доступ к элементам данных в электронной таблице Excel. Безусловно, это лучшая практика, когда обмен данными периодическое издание в природе.

Общие сценарии экспорта содержимого в Excel из файла Access MDB

Ниже описаны несколько распространенных случаев, когда требуется экспорт данных из Access, например, из файла MDB в файл Excel XLS или XLSX. Преобразование в файл XLSX Excel является альтернативой, когда запрос заключается в том, как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или 2003.

Если менеджер пользователя хочет просматривать все отчеты в файле Excel, а не в базе данных Access. Хотя пользователь делает это путем копирования данных в файл Excel, теперь он / она хочет сэкономить время, полностью экспортируя его в автоматическом режиме. Это потому, что автоматический экспорт экономит время.

Предположим, что в офисе пользователя для работы используются как Access, так и Excel. Они хранят данные в базе данных Access, а используют Excel для проверки элементов данных и распространения результатов проведенного анализа. Хотя пользователь и его команда знают, как экспортировать данные в файл Excel, но хотят сделать эту процедуру более эффективной и действенной.

Примечание – Причин для вывоза может быть еще несколько.

Экспорт элементов данных Access в таблицу Excel

Теперь, когда ответ на вопрос: «Можете ли вы экспортировать данные из Access в Excel» – «Да»; это порождает еще один вопрос: «Как преобразовать базу данных Access в электронную таблицу Excel?» Этот запрос часто встречается у многих людей, изучающих Access. Этот вопрос на самом деле означает, как экспорт данные в электронную таблицу Excel из базы данных MS Access, то есть как экспортировать содержимое из файла MDB в формат XLS или XLSX. Причина в том, что база данных Access сохраняется в формате файла .mdb, тогда как файл Excel хранится в виде файлов типа .xls или .xlsx, в зависимости от используемой версии MS Office. XLS – это формат по умолчанию для файлов Excel, созданных в Excel 2002 или более ранних версиях. В то время как в версиях Excel 2003, 2007 и выше создаются файлы Excel в формате .xlsx.

Разрешение – В MS Access есть встроенная утилита под названием Мастер экспорта с помощью которых пользователи могут экспортировать объекты базы данных Access, такие как запросы, таблицы, формы и / или выбранные записи в представлении, в электронную таблицу MS Excel. При экспорте элементов данных сначала Access формирует копию объекта базы данных или выбранных данных. А затем сохраняет созданную копию в файле Excel.

Ознакомление с основами перед экспортом в Excel с помощью «Мастера экспорта»

Следует отметить следующие моменты:
Можно даже запланировать автоматический запуск процесса экспорта через определенные промежутки времени в указанное время.
Детали операции экспорта можно сохранить в системе для дальнейшего использования.

Примечание – Два вышеуказанных пункта можно отнести к категории список преимуществ что предлагает мастер.

Поля, поддерживающие несколько значений, экспортируются в виде списка значений и разделяются точкой с запятой.
При использовании этого метода графические элементы не экспортируются. Например, содержимое полей объекта OLE, логотипов и вложений, которые являются частью исходных данных.
Графические элементы необходимо добавить в электронную таблицу вручную. Добавление графических элементов необходимо производить после завершения операции экспорта.
«Нулевые значения» в выходной электронной таблице заменяются данными, которые должны быть в следующем столбце. Однако это случается в определенное время и не всегда.
Данные, относящиеся к дням до 1 января 1900 года, не могут быть экспортированы. В таких случаях соответствующие ячейки сохраняют нулевые значения в итоговом файле Excel.
В выходной файл Excel экспортируются только результаты расчетов. Формулы, используемые для вычисления значений, не экспортируются.
Пользователям необходимо добавить выражения после завершения операции экспорта вручную.
Значение # можно увидеть в столбце, который соответствует полю Да / Нет в форме. Обычно это происходит, когда экспорт начинается в Просмотр формы или из Панель навигации. Чтобы решить эту проблему, перед выполнением процесса экспорта необходимо открыть форму в режиме таблицы.
Макросы или модули нельзя экспортировать. При экспорте отчета, формы или таблицы, содержащей подотчеты, подформы или подтаблицы, экспортируется только основной отчет, форма или таблица.
Экспорт необходимо повторить для каждого экспортируемого подотчета, подформы и подтаблицы.
За одну операцию экспорта можно экспортировать только один объект базы данных. Однако все данные нескольких электронных таблиц можно объединить в один файл Excel после завершения экспорта целых отдельных объектов.

Примечание – Очки в категорию, список недостатков что предлагает встроенный мастер экспорта.

Для экспорта объекта базы данных

В исходной базе данных; если должна быть экспортирована только часть запроса, форм или таблицы, то объект должен быть открыт и, следовательно, должны быть выбраны желаемые записи.
Далее на вкладке Внешние данные расположен в ‘Экспорт группа ‘, опция Excel необходимо нажать.

Параметры, представленные в диалоговом окне «Экспорт таблицы Excel», должны быть заполнены, а затем Ok необходимо щелкнуть для завершения процесса экспорта.

Необходимо ввести имя книги Excel.
В поле формата файла необходимо выбрать соответствующий формат файла.
Если требуется экспортировать либо таблицу, либо запрос, и вместе с этим желательно, чтобы отформатированные данные были экспортированы, тогда следует выбрать вариант «экспортировать данные с форматированием и разметкой».
Чтобы просмотреть книгу Excel после завершения процедуры экспорта, необходимо установить флажок «Открыть конечный файл после завершения операции экспорта».
Если исходный объект открыт и пользователь выбрал одну или несколько записей в представлении до начала процесса экспорта, пользователи могут выбрать «Экспортировать только выбранные записи». Тем не менее, чтобы экспортировать все записи, отображаемые в представлении, необходимо не устанавливать соответствующий флажок.

Примечание– Флажок «Экспортировать только выбранные записи» остается недоступным, если записи не выбраны.

Выберите вариант экспорта из списка

Затем Access открывает диалоговое окно, в котором пользователи могут создать спецификацию, использующую некоторые сведения о процедуре экспорта. Необходимо выбрать опцию «Да», чтобы сохранить подробный отчет о процессе экспорта для использования в будущем.

Примечание– Преимущество сохранения подробных сведений заключается в том, что это помогает пользователям повторять тот же процесс когда-нибудь в будущем, без необходимости следовать мастеру каждый раз, когда необходимо выполнить экспорт.

В поле «Сохранить как» необходимо указать имя процесса экспорта, как показано на изображении ниже. Затем при желании в поле «Описание» можно добавить описание. Также существует альтернатива для создания задачи Outlook. Эта опция предназначена для напоминания пользователям о необходимости выполнения будущих экспортных операций.
Чтобы запустить сохраненный импорт, пользователи должны щелкнуть Сохраненный экспорт кнопку, расположенную на вкладке «Внешние данные». Это показано на рисунке ниже.
Наконец, в Управление задачами с данными необходимо выбрать подходящее действие экспорта, а затем вкладку Пробег следует щелкнуть, как показано на рисунке ниже.

Один инструмент для борьбы с промахами «Мастера экспорта»

Если вопрос: как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или любые более ранние версии, то утилита, которая может лучше всего ответить на вопрос, – Доступ к программному обеспечению Excel Converter. Это потому, что он имеет возможность экспортировать файл MDB как в XLS, так и в XLSX без потери данных. У него есть возможность справиться со всеми промахами ручного экспорта, описанными выше, то есть с помощью мастера экспорта. Кроме того, он обладает следующими характеристиками: