Управление размером базы данных Lotus Notes при превышении лимита квоты
Когда электронное общение находится на пике своего развития, очень часто встречается превышение размера баз данных почтовых клиентов по умолчанию. В этой статье мы ограничимся обсуждением базы данных Lotus Notes. Иногда во время работы случается, что Lotus Notes не может выполнить запись в базу данных, потому что база данных превышает свою дисковую квоту.
Максимальный размер базы данных Lotus Notes может быть увеличен до 64 ГБ. Однако, когда квота почты Lotus Notes превысила свой предел, появляется следующее сообщение:
«Невозможно записать в базу данных – база данных превысит дисковую квоту ».
Когда база данных достигает своей квоты, пользователь не может добавлять в нее новые документы. Чтобы получать предупреждение, когда база данных приближается к пределу, пользователи могут установить пороговое значение. При превышении этого порогового значения выдается следующее сообщение об ошибке:
«Предупреждение, база данных превысила порог предупреждения о размере».
Методы управления размером базы данных Lotus Notes
Чтобы предотвратить превышение размера базы данных Lotus Notes, пользователи должны применять нижеприведенные методы:
# 1 Сжатие базы данных
База данных Notes содержит неиспользуемые пробелы в виде пробелов. Это неиспользуемое пространство создается за счет удаления больших документов и вложений. Этот пробел занимает ненужное пространство в базе данных и является основной причиной превышения размера базы данных Lotus Notes.
Этот пробел можно удалить путем сжатия базы данных. Чтобы выполнить уплотнение, выполните следующие действия:
- Откройте почтовый ящик Notes.
- Нажмите на Файл вариант и выберите База данных
- В раскрывающемся меню выберите Характеристики
- В диалоговом окне «Свойства базы данных» щелкните вторую вкладку.
- Нажмите % кнопку, чтобы просмотреть текущую степень сжатия.
- Если% меньше 90%, щелкните Компактный вариант и сжать базу данных.
# 2 Скачать и удалить вложения
Размером базы данных Lotus Notes можно управлять, загружая все вложения, встроенные в электронные письма, а затем удаляя вложения. Вы также можете удалить письмо полностью, если оно не важно. Это сэкономит ненужное место, которое вложения занимают в базе данных.
# 3 Удалите ненужные электронные письма
Возьмите за привычку удалять нежелательные сообщения из базы данных Notes. Вы можете отсортировать электронные письма по размеру и дате, а затем удалить электронные письма, которые не являются необходимыми и имеют большой размер.
# 4 Отключить автоматическое сохранение отправленной почты
Если вы не хотите автоматически сохранять отправляемые электронные письма, выберите Всегда подсказывать вариант для отправленного вами письма. Когда этот параметр включен, пользователю будет предложено сохранить копию каждого отправляемого сообщения. Так как по умолчанию для этого параметра установлено значение Всегда храните копию, вы можете изменить его, выполнив следующие действия:
- Нажмите на Файл вариант и выберите Предпочтения
- Выбирать Предпочтения пользователей вариант и нажмите на Почта.
- В разделе “Отправка” найдите Сохраняйте письма, которые вы отправляете, выберите Всегда подсказывать из раскрывающегося меню.
# 5 Архивируйте документы, которые вам не нужны регулярно
Создание архивов электронных писем Lotus Notes – еще один метод сохранения писем, к которым не регулярно обращаются, но которые важны и не могут быть удалены. Создавайте архивы и удаляйте электронные письма из основной базы данных.
# 6 Удаление старых атрибутов
Не только электронные письма, но и ненужные атрибуты, такие как старые календари, контакты и записи списка дел, также занимают много места в базе данных Lotus Notes. Поэтому удаление таких ненужных элементов очень необходимо, чтобы избежать превышения квоты ограничения размера Lotus Notes.
Вывод
С помощью методов, упомянутых в вышеупомянутых разделах, пользователи Notes могут вернуть свою базу данных в пределах заранее определенной квоты, и если квота почтового ящика превышает их, они могут разделить файл NSF.
