Значение нескольких вариантов именования для сохранения электронной почты

Думая, какая конвенция об именах подходит.

Цель соглашения об именах для электронных файлов и записей

Именование электронных писем – это протокол, который помогает управлять подобными типами электронных писем и электронными записями соответственно и последовательно, а также помогает различать электронные письма в наборе электронных писем. Соглашение о логическом именовании сводит к минимуму время, затрачиваемое пользователями на поиск электронного письма в огромной пачке писем. Сохранение файла электронной почты с подходящим и логичным именем избавляет пользователей от переосмысления при совместном использовании определенного файла с коллегой. Но нелегко решить, какое правило именования будет подходящим для хранения файла электронной почты, и у вас может возникнуть вопрос, как применить непревзойденное именование к электронной почте.

Именование для писем

В этой статье вы можете получить представление о возможностях и преимуществах сохранения файла электронной почты с другим соглашением об именах. Для управления безбумажными офисными материалами в электронной почте необходимо использовать правильную систему именования.

Основные элементы, используемые в соглашении об именах электронной почты:

Предмет
Дата
Номер версии
тип документа
Название проекта / мероприятия
Организация / Название компании
Укажите имя
Откуда получен документ

Важность единого именования адресов электронной почты

Допустим, у вас есть файл электронной почты с расширением .eml. Этот файл электронной почты поддерживается различными почтовыми клиентами, такими как Outlook Express, Mozilla Thunderbird, IncrediMail, Windows Live Mail, блокнотом Windows и MS Outlook. RFC-822, который определяет составные электронные письма, работает с этим форматом файла электронной почты.

В случае именования электронной почты поля для именования электронной почты будут:

Это изображение даст вам представление о соглашениях об именах электронной почты EML.

Различные соглашения об именах

Основная идея для хранения файлов электронной почты заключается в хранении электронной почты с использованием даты и идентификатора темы. Это помогает управлять хронологической сортировкой ваших писем. К счастью, все новые компьютерные системы добавляют дату создания файла автоматически. Штамп для последних измененных файлов также выполняется компьютерными операционными системами автоматически.

Сортировка сообщений электронной почты по темам полезна, если вы хотите различать сообщения электронной почты по теме.
Если вам удобно сортировать электронные письма по данным «От», сохраните этот идентификатор до даты создания электронного письма.
(ДД-ММ-ГГГГ), этот формат даты должен использоваться для хранения документов электронной почты, когда у вас есть такие же электронные письма, созданные в том же году.
Другой вариант сохранения даты – (ММ-ДД-ГГГГ), он помогает различать несколько файлов электронной почты, созданных в один и тот же день определенного года.
Если у вас есть несколько писем с одинаковыми, но все они имеют разные годы создания, вы можете сначала указать год, затем месяц и дату окончания (ГГГГ-ММ-ДД). Это помогает отсортировать файлы электронной почты в числовом последовательном порядке.
Автоинкремент – это соглашение об именах, которое сохраняет многочисленные электронные письма или файлы в увеличенном числовом порядке. Скажем, если у вас есть несколько файлов PDF, и в случае, если невозможно сохранить файлы с именем, темой и т. Д., Этот вид инкрементного упорядочивания файлов позволит пользователям правильно различать файлы. Это соглашение об именах помогает управлять количеством файлов последовательно, например 1.pdf, 2.pdf и т. Д. Причина, по которой файлы не сохраняются с собственным именем и темой, – длинные имена. Этот тип порядка сохранения файла снижает вероятность потери важных данных во время сохранения файла пользователем.

Все показанные соглашения об именах также применимы к формату электронной почты MSG. Другие форматы единой электронной почты также могут использовать такие имена для хранения электронной почты.

Соглашение об именах MD5 – перспектива, предлагающая упрощение проверки электронной почты

Когда формат файла сохраняется с расширением MD5, это означает, что к электронному письму также добавляется хэш-код, чтобы его можно было легко проверить. Алгоритм дайджеста сообщения 5 По сути, это криптографическая хеш-функция, которая выбирает случайные данные из файла и создает их хэш для дальнейшего изучения.

Пример для хеша MD5: 6969 1c7b dcc3 ce6d

Проверка MD5 для проверки целостности электронной почты

Основная цель сохранения файла или электронного письма с хеш-значением – проверка целостности. Это соглашение об именах широко применяется, когда данные электронной почты являются конфиденциальными. Это значение защищает данные электронной почты от хакеров, чтобы можно было сохранить электронную почту от подделки или фишинга.

Таким образом, очевидная идея извлечения хеш-значения из электронной почты заключается в проверке безопасности ваших конфиденциальных данных.