Настройка политики резервного копирования деловой электронной почты – на что следует обратить внимание

В современном мире большая часть общения осуществляется через электронную почту. Это верно и в случае делового общения. По этой причине электронную почту можно назвать жизненно важным средством общения между бизнес-организациями. Если вы являетесь владельцем бизнеса или частью организации, вы должны осознавать важность электронной почты. Поскольку электронные письма чрезвычайно важны для вашего бизнеса, у вас должна быть правильная и соответствующая политика резервного копирования деловой электронной почты для вашей организации. В этой статье мы подробно обсудим политику резервного копирования деловой электронной почты. Читайте дальше, чтобы узнать о политике хранения резервных копий электронной почты, ее важности и о том, что люди должны помнить при настройке политики.

Важность резервного копирования данных

Излишне говорить, что для любого бизнеса наиболее важным элементом являются данные. В то же время все мы знаем, что потеря данных неизбежна. По разным причинам данные могут быть потеряны, что может нанести непоправимый ущерб бизнесу. Потеря данных заставит бизнес потерять клиента, репутацию, деньги, не говоря уже о конкуренции в бизнесе. В ходе опроса было обнаружено, что нескольким небольшим организациям пришлось закрыть свой бизнес из-за потери данных. Учитывая все это, можно сказать, что резервное копирование данных является обязательным для каждой организации.

Зачем вашей организации нужна политика резервного копирования электронной почты

Электронная почта – это основная часть данных, поскольку она содержит важную бизнес-информацию об организации и ее клиентах. Как мы уже упоминали ранее, вы можете потерять свою деловую электронную почту в любой момент. Он может быть удален случайно любым из ваших сотрудников или удален намеренно любым злоумышленником. Помимо всего этого, не забывайте кибератаки и программы-вымогатели. В общем, оставлять электронные письма без резервной копии небезопасно. Каждый бизнес должен принять превентивные меры до того, как произойдет какое-либо из этих бедствий. А для бизнес-организации ни один процесс резервного копирования электронной почты не будет работать. Им нужна политика резервного копирования электронной почты для их бизнеса в соответствии с их требованиями. Вот несколько вещей, в которых вам поможет политика хранения резервных копий электронной почты:

• Восстановить случайно удаленные письма
• Получение намеренно удаленных писем
• Избегайте ненужных простоев бизнеса
• Повысьте продуктивность организации

Природа политики резервного копирования деловой электронной почты

Деловая электронная почта должна иметь отдельную политику, которая будет доступна всем сотрудникам в письменном виде. Подобно стандартной операционной процедуре (СОП), он также должен содержать реальный план действий для всей вашей команды во время любой катастрофы. В политике должны быть четко указаны ответственность и план работы в отношении резервного копирования электронной почты. Политика также должна включать в себя такие вещи, как:

• Место резервного копирования
• Частота резервного копирования
• Тип резервной копии
• Необходимые инструменты
• Уполномоченные лица для доступа к резервной копии

Что следует учитывать при разработке политики резервного копирования деловой электронной почты

При разработке политики резервного копирования и хранения деловой электронной почты вы должны учитывать следующие моменты:

Удобный доступ к данным

Основная причина резервного копирования деловой электронной почты – восстановление / доступ к резервной копии, когда данные удалены / недоступны. Таким образом, политика резервного копирования электронной почты должна быть сосредоточена на мерах резервного копирования, которые обеспечат беспрепятственный доступ к резервной копии электронной почты в реальном времени. Обычно поставщики услуг электронной почты не поддерживают немедленный доступ к резервным данным. Таким образом, любая хорошая политика резервного копирования электронной почты должна включать некоторые другие меры резервного копирования, которые обеспечивают быстрое восстановление резервной копии.

Ограничения почтовых клиентов

У каждого почтового клиента есть собственная политика резервного копирования и хранения. Организации должны пройти через эту политику и понять, что ее не хватает. Планируйте политику резервного копирования электронной почты с учетом недостатков этих политик, чтобы убедиться, что политика резервного копирования и хранения корпоративной электронной почты закрывает эти лазейки.
Облако SysTools для локальных служб резервного копирования заполняет пробелы и помогает предприятиям безопасно использовать Google, Microsoft или другие корпоративные утилиты, предоставляя комплексное решение для резервного копирования.

Microsoft Office 365: SysTools Резервное копирование для Office 365 можно использовать для легкого резервного копирования и восстановления электронной почты Office 365. Это приложение позволяет планировать резервное копирование. После того, как вы запланируете резервное копирование, оно автоматически создаст резервную копию ваших данных без каких-либо проблем.

Приложение электронной почты G Suite: Если ваша компания использует Google Suite для общения по электронной почте, вы можете создавать резервные копии деловой электронной почты с помощью SysTools G Suite Backup. Пользователи могут выполнять как полное, так и выборочное резервное копирование электронной почты с помощью этого приложения.

Также прочтите:

Резервное копирование Gmail, Резервное копирование Yahoo, Резервное копирование Hotmail, ZOHO Резервное копирование, Резервное копирование AOL.

Удаленное хранилище электронной почты

Часто бизнес-организации используют настольные почтовые клиенты, где данные хранятся только в их локальной системе. В таких случаях предприятиям следует опасаться стихийных бедствий, которые могут произойти и уничтожить локальную технику. Таким организациям следует делать резервные копии своей электронной почты в удаленном месте, чтобы защитить свои данные электронной почты.

Частота резервного копирования электронной почты

В течение дня происходит обмен несколькими деловыми электронными письмами, так зачем делать резервную копию ежемесячно или еженедельно? Потеря или удаление данных может произойти в любой момент. Чтобы быть полностью готовым к любой потере данных, резервное копирование электронной почты должно выполняться еженедельно, если ежедневное резервное копирование невозможно.

Время удерживания

В политике хранения резервных копий электронной почты следует указать полный срок службы резервных писем. При разработке политики организации должны учитывать пространство, которое у них есть для резервного копирования электронной почты, и объем данных.

Шифрование электронной почты

Как и ваши исходные электронные письма, резервная копия должна быть защищена от внешнего вторжения. Вот почему вы должны подумать о шифровании электронной почты во время резервного копирования. Это убережет ваши резервные электронные письма от вредоносных атак.

Вывод

В этом посте мы обсудили несколько важных моментов, которые вы должны учитывать при подготовке политики резервного копирования деловой электронной почты для вашей организации. Ожидается, что каждая коммерческая компания примет во внимание резервное копирование электронной почты и сформулирует для этого надлежащую политику.