Лучшие решения для архивирования электронной почты для Office 365 – как это работает?

Office 365 – отличная облачная служба Microsoft, которая используется различными организациями по всему миру. Это делает людей счастливыми, потому что они могут получить доступ к своей электронной почте в любое время и в любом месте. Кроме того, интерфейс Office 365 прост, хорошо известен и удобен для пользователя. Администратору не требуется управлять локальными серверами. Кроме того, в MS Office 365 есть недорогой Вариант архива на месте что помогает пользователям хранить данные для будущего использования. Он предлагает различные преимущества, такие как неограниченное хранилище, архив электронной почты на месте, установка политик хранения и т. Д. Но решения для архивирования электронной почты для Office 365 также имеют некоторые недостатки. В этом случае архивации электронной почты Microsoft Office 365 недостаточно, и требуется эффективное альтернативное решение, чтобы заполнить пробелы. Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать больше.

Какие функции предлагает архивирование электронной почты Office 365?

Решение для архивирования электронной почты в Office 365 обладает следующими функциями:

• Архивирование Office 365 на месте и хранение для судебного разбирательства
• Минимальные возможности eDiscovery
• Установить политики хранения
• Восстановление удаленного почтового ящика
• Люди могут управлять своими заархивированными данными в своем почтовом ящике
• Шифрование между клиентами и процессом архивирования электронной почты Office 365
• Шифрование между локальными серверами и архивацией Office 365
• Пользователи могут получить доступ к заархивированным элементам электронной почты из Outlook и Outlook Web App.
• Интегрированный интерфейс управления в Центре администрирования Exchange

Значение возможностей упреждающего и реактивного архивирования

Как правило, политики архивирования Office 365 создаются на корпоративном уровне. Все малые и средние предприятия должны архивировать все входящие и исходящие сообщения электронной почты на предприятии. Потому что для этого в основном есть две причины:

Потеряли время: Если пользователям требуется выносить суждения по каждому электронному письму, это может занять много времени. Это может привести к снижению производительности с точки зрения бизнеса.

Потерянные электронные письма: Если принятие решения полностью зависит от конечного пользователя, это означает, что нескольким сотрудникам необходимо сделать несколько суждений. В этом случае больше шансов сделать неправильный звонок. Он может удалять электронные письма, которые необходимо сохранить.

Некоторые области, в которых соблюдение требований к архивации электронной почты Office 365 ограничено

• Удержание – Соответствие требованиям к архивации Office 365 позволяет конечному пользователю окончательно определить, какие сообщения электронной почты следует заархивировать, а какие удалить. В результате это позволяет избежать мысли о том, чтобы политика удержания находилась на первом месте. Потому что каждый конечный пользователь не знает или понимает постоянно меняющиеся нормативные потребности компании. Однако политики хранения также нельзя применять к неактивным почтовым ящикам Office 365.
• Открытие – Архив электронной почты Microsoft Office 365 предлагает так называемый многопользовательский почтовый ящик на основе ролей, но он предоставляется только с неадекватной функциональностью. Тем не менее, обе основные причины, по которым необходимо раскрытие информации, как для юридических, так и для информационных запросов. В этих случаях содержимое предоставляется в формате для совместного использования. Но архивирование Office 365 не предоставляет утилиты для обмена содержимым после обнаружения. Кроме того, информация о получателях скрытой копии и списка рассылки также может быть не в форме обнаружения.
• Стоимость потребностей – Существует несколько вариантов архивирования Office 365, которые обычно удовлетворяют требованиям согласия. Но это может оказаться очень дорогостоящим процессом. Вы можете заплатить больше и удовлетворить ваши основные потребности в архивировании электронной почты. Но пространство для хранения данных Office 365 во время процедуры архивирования ограничено.
• Юридическое удержание – Основное внимание уделяется юридическому хранению, имеющему по умолчанию архив с абсолютной защитой от несанкционированного доступа. Это юридически необходимо в соответствии с множеством нормативных актов, чтобы соответствовать требованиям. Кроме того, также требуется, чтобы пользователь не мог удалять или изменять электронные письма.

Архивации электронной почты Microsoft Office 365 недостаточно

Сегодня архивирование Office 365 доступно как владельцам малого, так и среднего бизнеса. Как архивирование на месте, так и архивирование из центрального репозитория обеспечивает очень похожее и эффективное архивирование старых электронных писем. Но в некоторых случаях архивации Office 365 недостаточно. Потому что ему не хватает некоторых функций, которые он позволяет. Есть несколько ключевых функций, которые всегда должны быть включены в решение для архивирования:

• Журнал аудита – Необходимо вести журналы аудита для всех действий, предпринимаемых пользователями. Это важная функция, поскольку она помогает организации соответствовать строгим стандартам соблюдения нормативных требований.
• Теги и комментарии – Опция тегов и комментариев предлагает бизнес-инструменты, чтобы выяснить, почему электронное письмо является частью окончательного выбора или нет.
• Мониторинг – Эта опция позволяет пользователям искать любые случайные электронные письма. Он также проверяет либо часть, либо все содержимое электронной почты, которое является важным требованием соответствия.
• Автоматизация – Это необходимый инструмент для автоматической классификации писем. Однако решение для архивирования электронной почты требует предоставления простого и легкого процесса для категоризации электронных писем и информирования соответствующего органа.
• Одноразовая электронная почта – Решение для архивирования электронной почты для Office 365 должно не только создавать один экземпляр электронной почты, но и устранять дублирование вложений.

Активный ответ на архивное письмо для Office 365

Когда процесса архивирования электронной почты Microsoft недостаточно для хранения важных элементов данных, людям нужен соответствующий метод, который может удовлетворить все вышеупомянутые требования. В этом случае, SysTools Резервное копирование электронной почты Office 365 Утилита – лучшее решение в сознании пользователей. Потому что он предлагает множество расширенных функций и автоматически создает копии всей электронной почты и документов O365 в локальной сети / на компьютере. Эта утилита позволяет планировать автоматическое инкрементное резервное копирование элементов O365. Более того, вы также можете архивировать только избранные элементы данных с помощью опции фильтрации по дате. В процессе архивирования вы также можете разделить размер PST-файла.

Вывод

В этой статье мы обсудили важность процесса архивирования электронной почты в Office 365. Поскольку Office 365 имеет большое значение, но он также имеет некоторые ограничения. Таким образом, пользователям следует попробовать альтернативный метод архивирования электронной почты для Office 365. Этот инструмент дает гораздо лучший результат по сравнению с решением для архивирования электронной почты.