Как удалить повторяющиеся контакты в Lotus Notes
Вступление
Lotus Notes, почтовый клиент, использует NSF в качестве пула хранения, где хранится вся информация, связанная с учетной записью Notes. names.nsf содержит информацию из личной адресной книги каждой учетной записи, такую как контакты, соединения, местоположения и т. д. Часто дублирующиеся контакты создаются в файлах NSF нескольких учетных записей Notes сотрудников, работающих в одной организации, занимая ненужное пространство хранилища заметок Lotus. На странице будут выделены способы удаления повторяющихся контактов в Lotus Notes.
Как создаются повторяющиеся контакты?
Пользователь Lotus Notes сталкивается с проблемами, когда в адресной книге создается несколько повторяющихся контактов. Вот несколько способов, которые приводят к созданию повторяющихся контактов:
Когда два или более (names.nsf) NSF-файлов одной учетной записи Lotus Notes объединяются для создания одного NSF-файла, это может привести к дублированию контактов.
Когда адресная книга бывшего сотрудника импортируется в адресную книгу другого сотрудника, работающего в той же организации, могут быть созданы повторяющиеся контакты.
Когда файл names.nsf, который загружается как вложение в учетную запись Lotus Notes, синхронизируется с контактами, уже присутствующими в адресной книге, вероятно возникновение дублирования.
Как удалить повторяющиеся контакты в Lotus Notes
Управлять адресной книгой учетной записи Lotus Notes сложно, если файл контактов большой. Кроме того, непреднамеренно созданные дубликаты контактов занимают нежелательное пространство, что может снизить производительность Lotus Notes. Вот некоторые из способов удаления повторяющихся контактов в учетной записи Lotus Notes:
Ручной метод удаления повторяющихся контактов в Lotus Notes
Один из ручных методов – выбрать дубликат контакта по отдельности и удалить их для экономии места. Этот вариант невозможен, если в одной учетной записи присутствует большое количество контактов, так как это может занять много времени. Другой способ найти повторяющиеся контакты и удалить их – запустить сценарии Lotus в агенте Domino, написанном Purna. Однако эти ручные методы не дают удовлетворительных результатов, и нетехническим специалистам очень трудно использовать скрипты.
Альтернативный вариант удаления повторяющихся контактов из Lotus Notes
Самый эффективный способ легко удалить избыточные контакты из файлов NSF – использовать сторонний программный инструмент, например Слияние NSF. Программа объединяет несколько файлов names.nsf и создает один файл NSF после сравнения повторяющихся контактов в файлах и удаления тех же контактов. В случае электронных писем инструмент также удаляет повторяющиеся электронные письма из файлов Lotus Notes NSF.
Программа может объединять несколько файлов NSF из многих учетных записей Lotus Notes одновременно, искать повторяющиеся контакты среди них и создавать новый файл NSF, удаляя повторяющиеся контакты. Сначала программа предложит варианты добавления файла NSF по файлу или папке. Пользователь должен установить флажок Удалить дубликат, если он / она хочет, чтобы дубликаты контактов были удалены из нескольких файлов NSF. Путь назначения, в котором будет сохранен результат, указывается пользователем. Инструмент предоставит новый файл NSF, в котором будут храниться все контакты из разных файлов names.nsf без каких-либо повторяющихся контактов. Дополнительным преимуществом является то, что вы можете удалить дубликаты электронной почты в Lotus Notes.
