Как использовать раскрывающиеся списки Google Таблиц

Google Таблицы

Когда вы создаете Google Таблицы, которые должны заполнять другие люди, раскрывающийся список может упростить процесс ввода данных. Вы можете извлекать элементы для раскрывающегося списка из другого диапазона ячеек или вставлять их напрямую. Узнайте, как сделать и то, и другое и как редактировать существующий раскрывающийся список.

Создавать вручную раскрывающиеся списки в Google Таблицах

Самый быстрый способ создать раскрывающийся список Google Таблицы — перечислить элементы в настройках проверки данных. Сделать это:

  1. Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. В меню выберите «Данные», затем выберите «Проверить данные».
  2. Рядом с критериями выберите Список элементов.
  3. В поле рядом с этим выбором введите элементы, которые вы хотите включить в раскрывающийся список, через запятую.
  4. Нажмите кнопку «Сохранить», и вы увидите, что выбранная вами ячейка теперь имеет раскрывающийся список.

Как разблокировать столбцы в Google Таблицах

Варианты проверки данных

Следует отметить некоторые важные настройки в окне проверки данных.

Если снять флажок Показывать раскрывающийся список в ячейке, стрелка раскрывающегося списка отображаться не будет. Однако, когда пользователь начинает печатать, элементы в списке будут отображаться.

Если в разделе «Недействительные данные» выбрать «Показать предупреждение», будет отображаться красный индикатор предупреждения. Это отображает сообщение, предупреждающее пользователя о том, что набранный элемент не соответствует чему-либо в списке.

Если вместо этого вы выберете «Отклонить ввод», Google Таблицы отклонят запись и заменит ее первым элементом в раскрывающемся списке.

Если в разделе «Внешний вид» выбрать «Показать текст справки для проверки» и ввести текст в поле ниже, этот текст будет отображаться, когда пользователь выберет раскрывающуюся ячейку.

Как преобразовать электронные таблицы Google Sheets в PDF

Создавайте раскрывающиеся списки из различных таблиц Google.

Более динамичный способ создания раскрывающихся списков Google Таблиц — использовать содержимое диапазона ячеек для заполнения списка. Сделать это:

  1. Сначала создайте списки проверки в любом диапазоне ячеек. Они не обязательно должны быть в одной таблице. Вы также можете создавать и выбирать эти списки на других вкладках электронных таблиц.
  2. Затем выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. В меню выберите «Данные», затем выберите «Проверить данные».
  3. На этот раз выберите Список из диапазона в раскрывающемся списке Критерии. Затем выберите небольшой значок выбора сетки, чтобы открыть окно выбора диапазона.
  4. Выберите диапазон, который вы хотите использовать в качестве списка, и вы увидите, что текст диапазона появится в поле «Выберите диапазон данных».
  5. Нажмите ОК, чтобы закрыть окно выбора и вернуться в окно проверки. Настройте остальные параметры раскрывающегося списка, которые вы хотите, а затем нажмите кнопку Сохранить, чтобы закончить.
  6. Теперь вы увидите, что данные диапазона отображаются в виде элементов раскрывающегося списка в выбранной ячейке.
  7. Продолжите тот же процесс для любых других столбцов, которые вы хотите добавить в виде динамического раскрывающегося списка.

Использование диапазонов в качестве источника данных — отличный способ поддерживать электронные таблицы в актуальном состоянии без необходимости вручную просматривать и обновлять каждый созданный вами раскрывающийся список.

Как создать диаграмму в Google Doc

Интересные факты о раскрывающихся списках Google Таблиц

Выпадающие списки Google Таблиц, связанные с диапазонами, являются наиболее полезными, поскольку они значительно сокращают общее обслуживание электронных таблиц.

Обновить несколько ячеек с изменением диапазона

Это особенно верно, если у вас есть много ячеек, отображающих данные из одного диапазона элементов. Если вы хотите обновить или изменить эти элементы списка, вам нужно будет внести изменения только в одном диапазоне.

Даже если есть сотни ячеек с этими элементами списка, однократное обновление диапазона приведет к немедленному обновлению всех этих раскрывающихся ячеек.

Скопируйте проверенные ячейки, чтобы сэкономить время

Вы также можете сэкономить время, скопировав проверенные раскрывающиеся ячейки в любую другую ячейку. Это сэкономит вам время, необходимое для повторения процесса пошагового просмотра экранов проверки.

Копирование проверенных ячеек особенно полезно для раскрывающихся списков, таких как дни, месяцы, время и другие стандартные наборы данных.

Быстро удалить проверку ячейки

Допустим, вы не хотите, чтобы элементы из списка попадали ни в какие ячейки. Вы можете быстро удалить их, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши, выбрав «Проверить», а затем выбрав «Удалить проверку» в окне «Проверка данных».

Вы увидите, как стрелка раскрывающегося списка исчезнет из ячейки, и исчезнут все раскрывающиеся элементы. Ячейка станет просто еще одной обычной ячейкой электронной таблицы.

Как конвертировать PDF в Google Docs и наоборот

Использование двойных раскрывающихся списков в Google Таблицах

Еще один полезный способ использования раскрывающихся списков Google Таблиц — переключение информации между листами. Вы также можете использовать эту технику для передачи информации между людьми.

Например, если у вас есть исходный лист, содержащий список задач, выполненных группой, вы можете создать вторую таблицу на основе этих выполненных задач.

Вы можете захотеть или не захотите создавать этот первый список на основе тех же динамических раскрывающихся списков, которые описаны в последнем разделе.

В любом случае выберите ячейку листа, в которую вы хотите отправить завершенные задачи, в виде другого раскрывающегося списка и откройте окно проверки, как описано в последнем разделе. Когда вы выбираете диапазон данных, перейдите к этой исходной электронной таблице задачи и выберите весь столбец задачи (включая пустые ячейки).

Теперь в целевой электронной таблице вы увидите, что данные из столбца активности вставлены. Это означает, что ваша вторая команда может выполнять свои собственные задачи проекта на основе задач, выполненных первой командой.

Первая группа может продолжить добавление недавно выполненных задач в исходную исходную электронную таблицу.

Поскольку вы включили пустые ячейки в исходный диапазон, эти новые уникальные задачи появятся во втором раскрывающемся списке команды.

Обратите внимание, что во втором раскрывающемся списке будут отображаться только уникальные действия. Это не лучший способ передать определенные элементы строки из источника, но это отличный способ для второй команды увидеть все уникальные элементы, добавленные в электронную таблицу другими людьми.

Как создать форму Google: полное руководство

Как вы будете использовать раскрывающиеся списки Google Таблиц?

Как видите, Google Таблицы предлагают множество способов извлечения информации из других ячеек для создания раскрывающихся списков. Или, если ваши потребности в вводе данных достаточно просты, вы можете просто вручную ввести элементы раскрывающегося списка, разделенные запятыми.

В любом случае у вас должна быть возможность сделать ввод данных для любой электронной таблицы настолько простым и простым, насколько это возможно.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *