10 вещей, которые следует помнить перед удалением аккаунта пользователя / сотрудника G Suite

Текучка кадров – фундаментальная часть любого бизнеса. Каждый месяц в компанию приходят и уходят новые сотрудники. Более того, если организация использует план G Suite, то ответственность за удаление учетных записей сотрудников, которые больше не являются частью компании, лежит на администраторе. При этом организации будут получать ежегодный лицензионный сбор. Но основная проблема, с которой сталкивается организация, – это удалить аккаунт G Suite без потери информации. Поэтому в этом посте мы собираемся показать соответствующую процедуру, которая использовалась перед удалением пользователя из домена G Suite, а также контрольный список перехода персонала, который должен выполнить администратор.

Контрольный список: удаление пользователя из среды G Suite

В этом разделе мы описали 10 основных контрольных списков смены персонала, которым важно следовать, прежде чем удалять пользователя G Suite или аккаунт сотрудника.

1. Измените пароль учетной записи.

Самый первый шаг – сбросить пароль учетной записи, которая будет удалена. Это принесет пользу организациям двумя способами:

1. Предотвратить несанкционированный доступ к учетной записи уходящего сотрудника.
2. Администратор имеет право доступа к информации профиля.

Это легко сделать в Панели управления на вкладке «Пользователи и организация». После успешной смены пароля просто не забудьте нажать Сбросить файлы cookie для входа, чтобы завершить сеансы входа в систему.

2. Сделайте резервную копию важных данных почтового ящика.

Перед удалением учетной записи G Suite необходимо создать автономный файл резервной копии учетной записи пользователя. Это защитит все данные электронной почты, контактов и важных папок на локальном жестком диске. Этот процесс может быть легко выполнен с помощью Инструмент резервного копирования Gmail. Это программное обеспечение предназначено для экспорт писем Gmail. Вы также можете сохранить полностью Данные почтового ящика аккаунта G Suite в формате PST форматировать на локальном жестком диске.

3. Возложите ответственность за учетную запись на кого-то еще

Чтобы просмотреть все данные почтового ящика, требуется некоторое время. А пока передайте обязанности по уходу за другим сотрудником на несколько дней. Лицо, которое заботится об учетной записи, которая будет удалена, называется «Исполнитель». В большинстве случаев исполнителем становится админ. Кроме того, исполнитель имеет разрешение на доступ и совместное использование файлов данных из учетной записи уходящего пользователя.

4. Настройка уведомления автоответчика об отсутствии на работе

Администратор домена может выбрать автоответчик отпуска в аккаунте G Suite уходящего сотрудника. Эта функция сообщает получателям, что пользователь недоступен в офисе. Всякий раз, когда какой-либо получатель отправляет сообщение в уходящую учетную запись, он отвечает на электронную почту, которую вы настроили. В этом письме администратор может указать соответствующий адрес, который будет обрабатывать будущие запросы. Убедитесь, что уведомление автоответчика включено как для внутренних, так и для внешних получателей.

5. Передача права собственности на файлы в G Suite

Когда сотрудник увольняется из компании, администратор может передать файлы данных кому-то другому в организации. Таким образом, администратор G Suite защищает решающую дату перед удалением аккаунта G Suite. В этом блоге предлагалось хранить файлы в Общие диски. Он несет ответственность за коллективное хранение всех документов. В таком случае, когда человек покинул организацию, другие участники общих дисков могут получить доступ к файлам.

6. Добавьте группу похожих адресов электронной почты.

Удаление учетной записи пользователя Gsuite не означает, что он не будет получать электронные письма из внешнего мира. Благодаря наличию домена сообщения могут быть отправлены клиентом на уходящую учетную запись. Чтобы справиться с этой ситуацией, создайте группу и добавьте соответствующего получателя, включая исполнителя. Таким образом, все полученные электронные письма будут перенаправлены подходящему получателю.

7. Создайте напоминание об удалении уходящего пользователя.

Немедленное удаление учетной записи – не лучшая идея. Лучше поддерживать учетную запись в течение нескольких месяцев. С помощью этого у организации будет достаточно времени, чтобы просмотреть все данные почтового ящика. После этого администратор может удалить учетную запись пользователя / сотрудника G Suite.

8. Добавьте контакты учетной записи уходящего сотрудника в каталог G Suite.

Точно так же, как предоставление права собственности на файлы в Google Apps, администратор может делиться контактами удаленной учетной записи. Это легко сделать с помощью Каталога G Suite. После того, как администратор добавляет контакты уходящей учетной записи в глобальный каталог, он отображается для людей, работающих в организации. Администратор G Suite может включать и отключать глобальный каталог.

9. Отключите все неосновные службы Google Apps.

Когда администратор добавляет аккаунт в G Suite, он становится участником многих других служб Google Apps. Неосновные приложения – Feedburner и многие другие. Как только администратор удалит учетную запись пользователя G Suite, дополнительная учетная запись будет автоматически удалена. Итак, перед удалением учетной записи убедитесь, что вы скопировали все важные данные из неосновной учетной записи. Более того, вы также можете выполнить аналогичную процедуру для продуктов G Suite Marketplace. При этом из домена не теряется ни одна важная информация.

10. Удаление учетной записи увольняющегося сотрудника.

После успешного выполнения всех вышеуказанных шагов удалите пользователя из домена G Suite. Перед удалением учетной записи убедитесь, что у вас есть локальная копия профиля уходящей учетной записи.

Собираем все вместе

В этом посте мы описали контрольный список для смены персонала, который сохраняет данные в домене G Suite, когда сотрудник увольняется из компании. Просто выполните указанные выше действия, чтобы позаботиться о важной информации, оставшейся перед удалением учетной записи G Suite пользователя или сотрудника.